Günlük kişi bildirimi ve kesim saati: yemek israfını azaltmanın ilk adımı

Toplu yemek mutfaklarında israfın büyük kısmı tabakta değil, kazanda oluşur. Bir kurum 300 kişi bildirir, yemekhaneye 255 kişi iner; geri kalan 45 porsiyon pişmiş, porsiyonlanmış, taşınmış ve sonunda atılmıştır. Tersi de olur: 300 bildirilir, 330 kişi gelir; son otuz kişi ana yemek yerine konserve ton balığıyla geçiştirilir.

İki durumun da ortak nedeni, kişi sayısının yanlış zamanda ya da yanlış yoldan gelmesidir. Bu yazıda kesim saati kuralının nasıl çalıştığını ve kurumların bildirimi nasıl daha isabetli yapabileceğini anlatıyoruz.

Mutfağın takvimi

Kişi sayısının neden bir gün önce istendiğini anlamak için mutfağın takvimine bakmak gerekir. Öğle yemeği için tipik bir sıra şöyledir:

Tablodan görüleceği gibi sabah 08.00’de gelen bir “bugün 40 kişi fazlayız” mesajı mutfakta karşılanamaz: et bir gün önce çözdürmeye alınmış, nohut bir gece önce ıslatılmıştır. Kesim saati keyfi bir kural değil, mutfağın tedarik takviminin kendisidir.

Üç bildirim durumu

Kesim saati kuralı genellikle üç durumla tanımlanır.

Serbest bildirim

Yemek gününden bir gün önce saat 10.00’a kadar kurum sayıyı istediği gibi artırıp azaltabilir. Bu sayı doğrudan üretim planına girer.

Geç bildirim

Kesimden sonra, üretim başlayana kadar yapılan değişikliklerdir. Mutfak her geç bildirimi tek tek değerlendirir:

• Artış: sözleşmedeki tolerans kadar (örneğin yüzde 5) genellikle kabul edilir. Malzeme stokta varsa daha fazlası da karşılanabilir.
• Azalış: malzeme siparişi verilmiş, hazırlık başlamış olabilir. Sözleşmeye göre azalış ya kabul edilmez ya da belli bir oranla faturaya yansır.

Kilitli

Yemek günü üretim başladığında sayı kilitlenir. Bu saatten sonra yalnız acil durumlar (tesiste yangın tatbikatı, toplu izin) telefonla görüşülür ve kayda geçer.

Bildirim yapılmazsa

Kurum bir gün hiç bildirim yapmazsa ne olacağı sözleşmede yazılı olmalıdır. Yaygın yöntemler:

1. Son bildirilen sayı: bir önceki günün sayısı kullanılır. Basittir ama pazartesi–cuma farkını görmez.
2. Haftanın aynı günü: geçen haftanın aynı gününün sayısı kullanılır. Hibrit çalışan ofislerde daha isabetlidir.
3. Sözleşme tabanı: sözleşmedeki en az kişi sayısı kullanılır. Mutfak açısından en güvenlisi, kurum açısından en riskli olanıdır; çünkü taban genellikle gerçek sayıdan düşüktür.

Hangi yöntem seçilirse seçilsin, sistemin “bildirim yapılmadı, varsayılan sayı kullanıldı” bilgisini kuruma ertesi sabah göstermesi gerekir. Aksi hâlde ay sonunda faturadaki bir gün tartışma konusu olur.

Tolerans: kimin riski?

Tolerans, kurumun kesimden sonra hangi oranda değişiklik yapabileceğini belirler. Yüzde 5 tolerans, 400 kişilik bir kurumda 20 kişilik bir oynama demektir. Toleransın büyüklüğü fiyatı doğrudan etkiler: geniş tolerans, mutfağın her gün daha fazla yedek malzeme tutması anlamına gelir.

Bizim önerimiz, toleransı kurumun geçmiş verisine göre belirlemektir. İlk iki ay bildirilen ve gerçekleşen sayılar karşılaştırılır; fark sürekli yüzde 2’nin altındaysa dar tolerans ve daha iyi fiyat konuşulabilir.

Bildirimi isabetli yapmanın üç alışkanlığı

Kişi sayısını en iyi bilen kişi genellikle bildirim yapan kişi değildir. İnsan kaynakları izinleri, vardiya sorumlusu fazla mesaiyi, ofis yöneticisi o gün kaç kişinin ofise geleceğini bilir. İsabetli bildirim için:

• Kaynağı bağlayın: izin ve rapor listesi, vardiya planı ya da ofis rezervasyon sistemi her sabah 09.30’da bildirim yapan kişinin önünde olmalı.
• Haftalık şablon kullanın: “Salı ve perşembe 120, diğer günler 70” gibi bir düzen bir kez girilir; her gün yalnız fark düzeltilir.
• Gerçekleşeni görün: her hafta bildirilen ve gerçekleşen sayıyı yan yana görmek, bildirim yapan kişinin tahminini düzeltir. Fark sürekli aynı yöndeyse (her gün 15 kişi az geliyorsa) bunun nedeni bellidir.

Telefon, mesaj, e-posta yerine portal

Kişi sayısının telefonla ya da bir mesaj grubuna yazılarak bildirilmesi, kesim saatini anlamsız kılar. Mesajın kaç dakika önce yazıldığı, kimin yazdığı ve hangi vardiyayı kastettiği belirsiz kalır. Bir yemek firması müşteri portalı bu belirsizliği kaldırır:

• Kesime kalan süre ekranda görünür.
• Her vardiya ve öğün ayrı satırdır.
• Her değişiklik kişi ve saatle kaydedilir.
• Kesimden sonra giriş alanı kendiliğinden geç bildirime döner.
• Ay sonu döküm aynı kayıtlardan çıkar.

Bildirim yapan kişi değiştiğinde

Kurumlarda bildirimi genellikle bir kişi yapar; o kişi izne çıktığında ya da görevi değiştiğinde bildirim aksar. Bu yüzden portalda en az iki yetkili tanımlanmasını öneriyoruz. Yedek kişi her gün bildirim yapmaz ama ekranı tanır, kesim saatini bilir ve gerektiğinde devralır. Hangi kullanıcının hangi gün bildirim yaptığı kayıtlı olduğu için sorumluluk da açık kalır.

Özel günler ve önceden bilinen değişiklikler

Kesim saati günlük değişiklikler içindir; önceden bilinen değişiklikler ise mümkün olduğunca erken girilmelidir. Resmî tatiller, köprü günleri, yıllık bakım duruşları, toplu eğitim günleri ve okul gezileri ay başında takvime işlenirse mutfak bu günleri haftalık satın alma planında hesaba katar. Ani bir toplu izin kararı alındığında ise kesimi beklemeden telefonla haber vermek, en azından taze ürün siparişinin iptal edilebilmesini sağlar.

Etkinlik günleri de aynı mantıkla planlanır. Kurumda bir gün 200 kişilik bir eğitim varsa, o günün tabldot sayısı ile eğitim ikramı ayrı satırlarda bildirilir. İkisinin tek bir sayıda toplanması, mutfakta yanlış menünün yanlış miktarda hazırlanmasına yol açar.

Kişi bildirimi ile faturanın ilişkisi

Sözleşmelerde iki farklı faturalama esası kullanılır: bildirilen sayı ya da gerçekleşen sayı. Bildirilen sayı esasında kurum, kesim saatinde verdiği sayının bedelini öder; yemekhaneye daha az kişi inse de fatura değişmez. Gerçekleşen sayı esasında ise teslimde ya da servis sonunda sayılan porsiyon faturalanır; bu yöntem kurum için cazip görünse de sayımın kim tarafından ve nasıl yapılacağının çok açık yazılmasını gerektirir. Hangi esas seçilirse seçilsin, ay sonu dökümde iki sayının yan yana görünmesi tartışmaları önler.

İsrafın gerçek maliyeti

Elli porsiyonluk bir fazla, kurum için çoğu zaman “nasılsa fatura ediliyor” diye görülür. Oysa israfın maliyeti yalnız faturada değildir: fazla üretilen yemek kişi başı fiyatın hesabına zaten girmiştir ve uzun vadede fiyatı yükseltir. Mutfak her gün yüzde 8 fazla üretmek zorunda kalıyorsa, bu oran bir sonraki fiyat görüşmesinde masaya gelir.

Doğru bildirim, kurumun yemek bütçesini korumanın en ucuz yoludur. Bildirim düzeninin üretime nasıl yansıdığını yemek üretim planlama programı sayfasında görebilirsiniz.