Kokteyl catering: kişi başı kaç parça, kaç garson, kaç saat?

Kokteyl teklifi isteyen kurumların ilk sorusu neredeyse her zaman aynıdır: “Yüz kişilik bir kokteyl kaça olur?” Bu sorunun tek bir yanıtı yoktur; çünkü fiyatı belirleyen asıl şey kişi sayısı değil, kişi başına düşen parça sayısı, servisi yapacak personel ve etkinliğin süresidir. Doğru kurulmuş bir hesapta bu üç sayı birbirine bağlıdır.

Bu yazıda bir kokteyl teklifini sıfırdan kurarken hangi sırayla düşündüğümüzü anlatıyoruz.

Önce saat: misafir yemek yerine mi geliyor?

Kokteylin günün hangi saatine denk geldiği, parça sayısını belirleyen ilk ölçüttür.

• Öğleden sonra (14.00–17.00): misafirler öğle yemeğini yemiştir. Kokteyl bir ikram niteliğindedir; hafif soğuk ürünler ve tatlı ağırlıktadır.
• Akşamüstü (17.00–19.00): misafirler işten çıkmış, aç gelmeye başlamıştır. Sıcak ürün oranı artar.
• Akşam (19.00 sonrası): kokteyl akşam yemeğinin yerine geçer. Parça sayısı belirgin biçimde artar, küçük kaselerde doyurucu ürünler eklenir.

Aynı yüz kişi için öğleden sonraki bir kokteyl kişi başı 6–8 parçayla geçerken, akşam yemeği yerine geçen bir kokteyl 14–18 parça gerektirebilir. Bu fark, fiyatta iki katına yakın bir fark demektir.

Sonra süre

Kokteylin süresi, servis turlarının sayısını belirler. Genel bir kural olarak ilk saat misafir başına daha fazla parça tüketilir; sonraki saatlerde tüketim yavaşlar.

Bu değerler başlangıç noktasıdır; misafir profiline göre düzeltilir. Bir mühendislik firmasının saha ekibiyle yapılan bir yıl sonu kokteyli, bir moda markasının lansmanından daha fazla tüketir.

Dağılım: soğuk, sıcak, tatlı

Parça sayısı belli olduktan sonra dağılım kurulur. Tipik bir iki saatlik akşamüstü kokteyli için kişi başı 11 parçalık bir dağılım:

• 5 soğuk kanape (bruschetta, mini tart, peynirli şiş, sebzeli wrap dilimi, füme et rulosu)
• 4 sıcak atıştırmalık (mini köfte, mantar dolması, mini börek, tavuk şiş)
• 2 tatlı (mini cheesecake, meyve şiş)

Her turda en az bir vejetaryen ürün bulunur. Toplam ürün çeşidi genellikle 8–12 arasında tutulur; çeşit arttıkça mutfak ve servis karmaşıklaşır ama misafir başına tüketilen parça artmaz.

Tek lokma kuralı

Ayakta duran misafirin bir elinde bardak, diğerinde peçete vardır. Bu yüzden kokteyl ürünleri tek lokmalık olmalı, sosu damlamamalı ve kürdan ya da küçük bir kaşıkla sunulmalıdır. İki ısırık gerektiren bir ürün, misafirin elinde yarım kalır ve çoğu zaman bir masaya bırakılır. Ürün seçiminde bu kural, lezzetten önce gelir.

Personel: garson, barmen, servis şefi

Kokteyl servisinin kalitesi büyük ölçüde personel sayısıyla belirlenir. Genel oranlar:

Personelin çalışma süresi yalnız etkinlik süresi değildir. Kurulum için etkinlikten 60–90 dakika önce, toplama için etkinlikten sonra 30–60 dakika eklenir. İki saatlik bir kokteyl, personel açısından dört saatlik bir iştir. Fiyat hesabı bu toplam süre üzerinden yapılmalıdır.

İçecek

Alkolsüz içecekler için genel bir hesap, ilk saat kişi başı iki bardak, sonraki her saat bir bardaktır. Su, maden suyu, limonata ve meyve suyu en yaygın seçeneklerdir. Kahve ve çay istasyonu, özellikle kış aylarında ve öğleden sonraki etkinliklerde beklenir.

Alkollü içeceklerin tedariki ve gerekli izinler genellikle etkinlik sahibinin sorumluluğundadır; yemek firması barmen ve bar ekipmanını sağlar. Bu ayrım teklifte açıkça yazılmalıdır.

Ekipman

Kokteyl teklifinde unutulan kalemlerin başında ekipman gelir:

• Kokteyl masaları ve örtüleri (her 10–12 misafire bir masa)
• Bar tezgâhı ve buz
• Servis tepsileri, peçeteler, kürdanlar
• Sıcak ürünler için ısıtma ekipmanı
• Atık toplama noktaları

Mekân bu ekipmanların bir kısmını sağlıyorsa teklif buna göre düzeltilir.

Örnek hesap

80 kişilik, iki saatlik, akşamüstü bir kokteyl için hesabın iskeleti şöyledir:

1. Parça: 80 × 11 = 880 parça; 9 çeşide bölünür.
2. Personel: 4 garson, 2 barmen, 1 servis şefi; her biri 4 saat.
3. İçecek: kişi başı 3 bardak alkolsüz içecek, kahve-çay istasyonu.
4. Ekipman: 7 kokteyl masası, bar, servis malzemesi.
5. Ulaşım: mekânın mutfağa uzaklığına göre bölge bedeli.
6. KDV: yemek ve içecek ile personel ve ekipman hizmeti ayrı oranlarla.

Bu kalemler toplandığında kişi başı fiyat ortaya çıkar. Kişi başı fiyatı kalem kalem görmek, müşterinin hangi kalemden tasarruf edebileceğini (örneğin bir çeşit azaltmak ya da süreyi kısaltmak) anlamasını sağlar.

Catering teklif programı bu hesabı otomatik yapar: kişi sayısı, süre ve servis tipi seçildiğinde personel önerisi, ekipman ve iki ayrı KDV dahil kişi başı fiyat anında hesaplanır. Kendi kokteyliniz için kişi başı fiyatı hesaplayabilirsiniz.

Kokteyl gününde sık yaşanan aksaklıklar

• Kişi sayısının son gün artması: parça sayısı ve personel buna göre değişmezse ürünler ilk saatte biter.
• Konuşmaların uzaması: program sarktığında sıcak ürün turları ertelenir; mutfakla haberleşme kişisi belirlenmelidir.
• Mekâna geç erişim: kurulum süresi kısalırsa servis ilk dakikalarda aksar. Mekân erişim saati teklifte yazılmalıdır.
• Atık noktası olmaması: misafirler kürdan ve peçeteleri masalara bırakır; garsonlar servis yerine toplama yapar.

Son dakika kişi değişikliği

Kokteyl siparişlerinde kesin sayı genellikle iki gün önce istenir. Bu tarihten sonra yüzde on civarındaki artışlar çoğu zaman karşılanabilir; daha büyük artışlarda personel ve ekipman planı da değişir. Azalışlarda ise hazırlanmış ürünlerin bedeli faturaya yansır. Davetli listesinin katılım oranını geçmiş etkinliklerden tahmin etmek, sayıyı gerçekçi vermenin en iyi yoludur.

Mekânda mutfak yoksa

Kokteyllerin önemli bir kısmı mutfağı olmayan mekânlarda yapılır: ofis lobileri, showroomlar, fuar alanları, açık hava terasları. Bu durumda ürünler merkez mutfakta son aşamaya kadar hazırlanır; sıcak ürünler sıcak tutma kaplarıyla, soğuk ürünler soğutmalı kaplarla taşınır. Mekânda küçük bir hazırlık alanı kurulur: bir ya da iki çalışma masası, ısıtma ekipmanı, tepsi dolum noktası ve atık toplama alanı. Bu alanın misafirlerin göremeyeceği ama servis hattına yakın bir yerde olması gerekir.

Elektrik kapasitesi de önceden sorulmalıdır. Birden fazla ısıtma cihazı ve kahve makinesi aynı hatta bağlandığında sigortalar atabilir; bu da etkinliğin ortasında sıcak servisin durması demektir.

Son kontrol

Teklifi onaylamadan önce şu beş soru yanıtlanmış olmalıdır: misafir sayısı ve profili, etkinliğin saati ve süresi, mekânın sağladığı ekipman, alkollü içeceğin kimin sorumluluğunda olduğu ve kurulum için mekâna giriş saati. Ayrıntılar kokteyl ve lansman catering sayfamızda.