Yemek firması seçerken sorulacak 12 soru: sözleşmeden mutfak ziyaretine

Kurumsal yemek firması değiştirmek, bir şirketin en çok konuşulan kararlarından biridir. Yanlış bir seçim ilk haftadan hissedilir: yemek soğuk gelir, porsiyon küçük kalır, şikâyetler insan kaynaklarının masasına yığılır. Oysa tekliflerin çoğu kâğıt üzerinde birbirine benzer: dört haftalık menü, kişi başı fiyat, bir iki referans.

Bu yazıda bir kurumun yemek firması seçerken sorması gereken on iki soruyu, neden önemli olduklarıyla birlikte sıraladık. Soruların bir kısmını kendi firmamız için de her teklifte yanıtlıyoruz.

Mutfak ve üretim

1. Yemeğimiz nerede pişecek ve orayı görebilir miyiz?

Teklif veren firmanın merkez mutfağını sözleşmeden önce görmek, en değerli yarım gündür. Ziyarette bakılacaklar: mutfağın çiğden pişmişe tek yönlü akışı, soğuk odaların düzeni, personelin hijyen kıyafetleri, numune dolabı, sıcaklık kayıtları. Ziyareti randevusuz ya da kısa haberle yapmak, gerçek durumu görmek için daha iyidir.

2. Günlük kapasiteniz nedir ve bizim sayımız bunun içinde nereye düşüyor?

Bir mutfağın kapasitesinin sınırında çalışması, kalitenin ilk düşen kalem olması demektir. Kurumun günlük sayısı, firmanın toplam üretiminin ne kadarını oluşturuyor? Yoğun dönemlerde (yıl sonu, Ramazan) kapasite nasıl yönetiliyor?

3. Menüyü kim planlıyor?

Menüyü bir diyetisyenin mi yoksa satın alma biriminin mi hazırladığı, menünün dengesini doğrudan belirler. Dört haftalık menü örneğinin yanında tekrar kurallarını ve kalori bandını sormak, menünün nasıl düşünüldüğünü gösterir.

Porsiyon ve kalite

4. Gramajlar sözleşmeye yazılıyor mu?

“Tam porsiyon” bir ölçü değildir. Ana yemek, yardımcı yemek, çorba ve salata için pişmiş gramaj ya da hacim sözleşmede yazılı olmalıdır. Et yemeklerinde etin pişmiş ağırlığının mı yoksa çiğ ağırlığının mı kastedildiği de ayrıca belirtilmelidir.

5. Malzeme kalitesi nasıl tanımlanıyor?

Kullanılan yağın türü, etin kaynağı ve parçası, pirinç ve bakliyatın sınıfı sözleşmede tanımlanabilir. Kalitenin yazılı olmadığı bir sözleşmede fiyat baskısı geldiğinde ilk değişen malzeme olur.

Operasyon

6. Kişi sayısını nasıl ve ne zamana kadar bildireceğiz?

Kesim saati, tolerans ve bildirim yapılmazsa uygulanacak varsayılan sayı açıkça yazılmalıdır. Bildirimin telefonla mı yoksa kayıt tutan bir sistemle mi yapıldığı, ay sonundaki tartışmaların sayısını belirler. Bu konuyu günlük kişi bildirimi yazımızda ayrıntılı anlattık.

7. Yemek bize hangi sıcaklıkta ulaşacak ve bunu nasıl göreceğiz?

Sıcak yemeğin teslimde 65 °C’nin üstünde olması beklenir. Firmanın her teslimde sıcaklık ölçüp ölçmediği, ölçümü kimin yaptığı ve kayıtların kuruma açık olup olmadığı sorulmalıdır.

8. Numune saklıyor musunuz?

Her partiden numune alınıp alınmadığı, ne kadar süre ve hangi koşullarda saklandığı, bir şikâyette numunenin nasıl inceleneceği sorulmalıdır. Yanıtın “evet, 72 saat” olması yetmez; numune dolabını ziyarette görmek gerekir.

9. Alerji ve özel diyet nasıl yönetiliyor?

Menüde alerjen bilgisi var mı, kişiye özel alerji tepsisi hazırlanıyor mu, bu tepsiler nasıl ayrılıyor ve etiketleniyor? Okullar ve sağlık kuruluşları için bu soru belirleyicidir.

Sözleşme ve finans

10. Fatura neye göre kesilecek?

Bildirilen sayı mı, gerçekleşen sayı mı? Ay sonu dökümü hangi kırılımda (gün, öğün, vardiya) sunulacak? Döküm ile fatura arasındaki farklar nasıl çözülecek? Faturalama esasının açık olması, muhasebe birimlerinin işini kolaylaştırır.

11. Fiyat nasıl güncellenecek?

Gıda fiyatlarının hızla değiştiği dönemlerde fiyat güncellemesi kaçınılmazdır. Güncellemenin hangi sıklıkla, hangi ölçüte göre (bir endeks, belirli bir oran) yapılacağı ve güncelleme öncesi ne kadar süre önce haber verileceği yazılı olmalıdır. Belirsiz bırakılan bu madde, sözleşmenin ortasında en sert pazarlığı doğurur.

12. Hizmet aksarsa ne olacak?

Yemeğin geç gelmesi, eksik gelmesi ya da hiç gelmemesi durumunda ne yapılacağı, telafinin nasıl sağlanacağı ve tekrarlayan aksaklıklarda fesih koşulları sözleşmede bulunmalıdır. Firmanın acil durumlar için bir yedek planı (yedek araç, yedek mutfak, hazır kumanya) olup olmadığını sormak da önemlidir.

Tadım günü

Soruların yanıtları alındıktan sonra tadım günü yapılır. Tadımın amacı yemeğin lezzetini görmekten çok, gerçek koşulları görmektir. Bu yüzden:

• Tadım, firmanın özel olarak hazırladığı bir menüyle değil, dört haftalık menüden rastgele seçilen bir günle yapılmalıdır.
• Yemek, kurumun kendi yemekhanesine taşımalı olarak, normal sevkiyat saatinde gelmelidir.
• Tadıma karar verici yöneticilerin yanında, yemekhaneyi her gün kullanan çalışanlardan da katılım olmalıdır.
• Teslim sıcaklığı tadım günü de ölçülmelidir.

Referanslar ve geçiş dönemi

Referans görüşmesinde, mevcut müşterilere yalnız memnuniyetleri değil, sorun çıktığında firmanın nasıl davrandığı sorulmalıdır. Hiç sorun yaşanmamış bir hizmet yoktur; önemli olan sorunun nasıl çözüldüğüdür.

Yemek firması değişikliğinde ilk iki hafta bir geçiş dönemidir. Bu dönemde menü, porsiyon ve servis düzeninde küçük düzeltmeler yapılır. Kurum tarafında bir sorumlu kişi belirlemek ve ilk iki hafta günlük kısa geri bildirim toplamak, düzeltmeleri hızlandırır.

Ziyarette sorulacak küçük sorular

Mutfak ziyareti sırasında birkaç basit soru, firmanın günlük düzeni hakkında çok şey söyler: bugünün numuneleri nerede, dünkü sevkiyatın teslim sıcaklıkları nerede yazıyor, bu haftanın menüsü kim tarafından onaylandı, şu soğuk odanın sıcaklığı en son ne zaman ölçüldü? Yanıtların hemen ve kayıtla verilebilmesi, düzenin gösteriş için değil her gün için kurulduğunu gösterir.

Sözleşmeye yazılmayan ama sorulması gerekenler

Bazı konular sözleşmenin maddesi olmaz ama günlük işleyişi belirler. Firmanın kurumla iletişimden sorumlu bir müşteri temsilcisi var mı? Şikâyetler hangi kanaldan, ne kadar sürede yanıtlanıyor? Menüde değişiklik isteği nasıl iletiliyor ve ne kadar sürede uygulanıyor? Yemekhane personeli firmanın kendi çalışanı mı, taşeron mu? Servis personeli değiştiğinde kuruma bilgi veriliyor mu? Bu soruların yanıtları, sözleşmenin ilk aylarında yaşanacak sürtünmeleri önceden gösterir.

Kurumun kendi beklentilerini yazılı hâle getirmesi de teklif sürecini hızlandırır. Kaç kişi, kaç öğün, hangi vardiyalar, yemekhane düzeni, özel diyet sayısı ve başlangıç tarihi bir sayfalık bir ihtiyaç notunda toplandığında, gelen teklifler aynı temele dayanır ve karşılaştırılabilir olur.

Puanlama tablosu

Teklifleri karşılaştırırken tek bir fiyat sütunu yerine ağırlıklı bir puan tablosu kullanmak kararı kolaylaştırır. Örneğin fiyat, mutfak ziyareti, tadım günü, gıda güvenliği kayıtları, operasyon (kişi bildirimi ve teslim) ve sözleşme şartları için ayrı puan verilir; her başlığın ağırlığı kurumun önceliğine göre belirlenir. Böylece en ucuz teklif ile en uygun teklif arasındaki fark görünür hâle gelir.

Kurumunuz için bir teklif almak isterseniz kurumsal yemek teklif formunu doldurabilirsiniz; tadım günü ve mutfak ziyareti bu sürecin parçasıdır.